יותר מאי פעם, חברות ומעסיקים חשופים לתביעות בשל הפרה של דיני עבודה ושכר, ובשנים האחרונות הושתו עיצומים כבדים על חברות שנכשלו בביקורת משרד העבודה. מה ניתן לעשות כדי למנוע זאת בחברה שלך? התשובה בכתבה הבאה
עם חזרת המשק לפתיחה מלאה במהלך 2021, בכירי החברות הגדולות במשק צופים החמרה של הבקרה והאכיפה של משרד העבודה בכל מה שקשור להפרת דיני עבודה.
בשנת 2019 הוטלו עיצומים וקנסות בסכום כולל של כ- 74 מיליון (!) ש"ח. גם בשנת 2020, שהייתה שנה קשה מבחינה כלכלית לכל הדעות, הוטלו קנסות בסך כולל של כ- 14.5 מיליון ש"ח על חברות ומעסיקים שטעו בחישוב תלושי השכר של עובדיהם.
אבל מדוע מראש אותן חברות נכשלות בבדיקה?
היעדר בקרה וחוסר ידע שעולים לחברות מאות אלפי ש"ח בשנה
מלבד "טעויות" מכוונות של חברות ומעסיקים אשר לא משלמים לעובדיהם את המגיע להם באופן מודע ומכוון, רוב טעויות החישוב בשכר נעשות בתום לב ונובעות מחוסר ידע של חשבי השכר באותן חברות. עם זאת, גם טעויות אלו חושפות את החברות ולקנסות כספיים.
בנוסף, החוקים והתקנות משתנים כל הזמן, ובעיקר בשנים של משבר בהן עולות סוגיות שחשבי השכר לא נתקלים מדי יום: עובדות בהריון אשר יוצאות לחל"ת, תשלום נסיעות כאשר ישנו הכרח לעבוד מהבית ועוד. תנאי העבודה משתנים בקצב מהיר, ולכן יש צורך להיות עם יד על הדופק הרבה יותר מאי פעם.
עניין נוסף הוא חוסר ההיכרות של מחלקות השכר, ואפילו של חלק מדרגי הניהול, עם כל חלקיו של החוק הבסיסי. החוק אומר שטעויות שכר חלות כמובן על המעסיקים הישירים, אבל גם על חברות שמעסיקות עובדי קבלן שלא באופן ישיר. כך שאם בחברה שלכם מועסקים עובדי ניקיון, שמירה והסעדה שבמשכורתם נעשית טעות כמו אי חישוב נכון של חופשה שנתית, אי תשלום שכר מינימום או אפילו הלנת שכר, גם החברה שלכם עשויה לעמוד לדין ולהיות חשופה לעיצומים כספיים. בנוסף, הדרג הניהולי ואף המנכ"לים עצמם יכולים להיקנס באופן אישי (כתוב על שמם).
אם נמצאות טעויות בתלושי השכר של העובדים בביקורת של משרד העבודה, או אם אחד מהעובדים בחברה המעסיקה או בחברת הקבלן מתלונן על טעות שנפלה במשכורתו, החוק מאפשר למפקחים של משרד העבודה להטיל עיצומים כספיים כבדים ביותר. העיצומים נעים בין כ- 5,000 ש"ח לחודש לעובד עד לכ-35,000 ש"ח לחודש לעובד. אם מדובר ביותר מעובד אחד, הקנסות יכולים להגיע גם למיליוני שקלים לחודש, אשר ממשיכים להצטבר עד תיקון הטעות.
לכן, על הדרג הניהולי לוודא שמחלקות השכר מעודכנות בכל התקנות החדשות ביותר, ובנוסף, כדי להימנע מטעות חוזרת או טעות עתידית, להזמין ביקורת חיצונית של בקרי שכר מומחים.
תעודת הביטוח של העסק שלך מול משרד העבודה
נפגשנו עם רו"ח רועי שמחי, נשיא לשכת מומחי שכר (מחברת פאהן קנה ניהול בקרה), ואחד מהאנשים הידועים והמוערכים ביותר בתחום בקרות השכר. להערכתו, חברות ועסקים שלא יערכו מראש בשנת 2021 וישקיעו בהכשרה מקצועית של עובדי השכר שלהם, ימצאו את עצמם עם קנסות עצומים שיעכבו את הצמיחה העתידית.
"אנחנו ממש מצפים ל-'גשם של ביקורות' של משרד העבודה ב-2021" הוא צוחק. "עם החזרה לשגרה ופתיחה מחודשת של המשק, יהיו יותר ויותר ביקורים של משרד העבודה והאכיפה הכללית תתגבר. לכן, ההמלצה שלנו היא להקטין מראש את הסיכון לזה.
בכל חברה כמעט נופלות טעויות בשכר או בהפרשה לפנסיה וכו'. מעבר, כמובן, לנזק שזה גורם לעובדים שלא מקבלים את מה שמגיע להם, יכול להיווצר נזק גדול מאד לחברות עצמן. העיצומים הכלכליים הם כבדים מאד וגם ה-'שיימינג' שמשרד העבודה עושה על ידי פרסום שמותיהן של החברות שנקנסו לא תורם לתדמית ולהרגשה הכללית של כלל העובדים והמנהלים.
מדי כמה שבועות אנחנו עורכים סמינר דיגיטלי פתוח ללא עלות לחשבי שכר ולמחלקות שכר. אנחנו מזמינים אותם לשמוע את כל העדכונים 'החמים' שקורים בתחום. בסמינר אנחנו מספרים על תהליך בקרות שכר שיש ליישם בארגונים ובחברות, הכל כדי להקטין את החשיפה לקנסות".
הצטרפו לסמינר הדיגיטלי הקרוב שיתקיים ללא עלות ביום רביעי, 29.09.21 בשעה 20:30, ותוכלו ללמוד כיצד ניתן להימנע מקנסות כבדים במקום העבודה שלכם. המקומות מוגבלים, השאירו פרטים כעת והבטיחו את מקומכם:
ואם ארגונים רוצים שגורם מקצועי חיצוני יוודא שהם לא חשופים לעיצומים?
"קיימת אפשרות שגורם חיצוני מקצועי ואובייקטיבי יבדוק שהשכר מחושב על פי החוק כדי למנוע הטלת עיצומים על ידי משרד העבודה. הבדיקה מבוצעת על ידי בקרי שכר מומחים."
אז איך בעצם פועלים בקרי שכר?
"העבודה של בקרי השכר רלוונטית לשני מצבים- לפני ביצוע ביקורת של משרד העבודה ואחרי ביקורת.
המצב הראשון הוא שטרם נעשתה ביקורת של משרד העבודה. אלו המקרים העדיפים מבחינתנו וגם מבחינת העסקים שמזמינים אותנו. תמיד עדיף למנוע את הבעיה מראש מאשר לפתור אותה אחר כך. שמענו לא מעט מעסיקים שביקשו לוודא עם מחלקת השכר שלהם שהם עומדים בחוק, ולצערם הם לא קיבלו תשובה מספקת, לרוב בשל חוסר ידע מקצועי." שמחי מסביר.
במצב כזה, בקרי השכר נפגשים קודם כל עם האנשים הרלוונטיים בחברה או בארגון ומבקשים מהם את החומרים הרלוונטיים. "לאחר מכן אנחנו צוללים פנימה אל תוך 'הקרביים' של תהליכי חשבות השכר באותה חברה ומבררים אם היא עומדת בדרישות החוק." שמחי מפרט. "יש לנו שיטת עבודה שנקראת 'שיטת היהלום' שבאמצעותה אנחנו בודקים כל היתכנות לליקוי, אפילו הקטן ביותר. היא מורכבת מחמישה שלבים, כאשר בשלב הראשון אנחנו מבצעים בדיקה של סבירות והיתכנות- האם יש אפשרות כלשהי שהחברה תיפול בבדיקה של משרד העבודה. לאחר מכן אנחנו בודקים האם בוצעו הפרות של דיני עבודה. עוד אנחנו בודקים האם שולמו סמלי שכר חריגים והאם בוצע שינוי שאינו מורשה בבסיס נתוני השכר.
לאחר כל זה, אנחנו מסכמים את הממצאים שלנו במעין 'מפה', ומציגים אותה לחברה ובה כל הממצאים, ובנוסף מפורטת בה מתודולוגיית עבודה מומלצת לעתיד. כך החברה יכולה לראות היכן היא נמצאת ואיפה כדאי לשפר את פעילותה כדי לשמור על זכויות העובדים שלה וכמובן לא להיות חשופה לקנסות. "
ומה קורה במצב השני, בו כבר נעשתה ביקורת של משרד העבודה?
"אם בקרי השכר הגיעו בעקבות בעיה מסוימת שהתגלתה בעקבות ביקור של משרד העבודה, הם בודקים עבור העובדים שנדגמו כי ההפרות בשכרם תוקנו רטרואקטיבית. בנוסף, נדגמים עובדים נוספים (סך הכל 10% מהעובדים המועסקים בחברה), כאלו שלא נמצאו בביקורת של משרד העבודה, כדי לוודא שהטעות אינה חוזרת אצל עובדים נוספים.
לאחר כן, בקרי השכר מוודאים, בשיתוף פעולה של החברה, כי התבצעו כל הפעולות הנדרשות על מנת למנוע את הישנות המקרה. זאת מכיוון שיש סבירות גבוהה מאד שמשרד העבודה יחזור לבצע ביקורת נוספת בשנה-שנתיים הקרובות לאחר הביקורת הראשונה. בביקורת חוזרת יש סיכון להגדלת סכומי העיצומים, ולכן בקרי השכר עוזרים להשתית נהלים ובקרות חדשות בחברה כדי להבטיח שהטעות לא תחזור על עצמה. "
כל החברות הגדולות במשק כבר יודעות- חייבים לפעול עכשיו
"אני יכול לומר שמספר חברות גדולות במשק כבר שריינו אותנו מראש לקראת השנה, כי הן יודעות שהאכיפה עומדת להתגבר והן לא רוצות ליצור לעצמן בעיות מראש" משתף שמחי.
"בכלל, ההמלצה היא שכל חברה ועסק שיש בהם למעלה מ-50 עובדים, יפתרו לעצמן את הבעיה הזאת מראש ויבקשו שירותי בקרות שכר. חשוב לוודא שאתם לא מפרים את החוק ולא חושפים את העסק שלכם לקנסות כבדים מאד.
לכן, אני מזמין לוובינר הקרוב שלנו את כל שמי שעוסק בשכר במקום עבודתו, בין אם חשבי שכר, מנהלי מחלקות שכר או אפילו בכירים או מנכ"לים, שטרם מכירים את השינויים הצפויים, ולשמוע קצת על מה שצפוי לכולנו בעתיד הקרוב. אני מבטיח שהתכוננות מראש לקראת השנה ווידוא שהחברה עומדת בכל תנאי החוק ולא פוגעת בשכר של העובדים שלה, תחסוך עוגמת נפש וסכומים עצומים של כסף."
