מה שהתחיל בתור טרנד לאנשים טכנולוגיים במיוחד הפך היום לסטנדרט החדש. מאות אלפי עסקים בישראל כבר שכחו איך נראה פנקס חשבוניות ועברו בצורה מלאה לחשבוניות דיגיטליות. הלקוחות נהנים, בעלי העסקים חוסכים זמן, כסף וניירת מיותרת וכולם מרוצים. מה זה אומר בדיוק חשבונית דיגיטלית ואיך זה יכול לעזור גם לכם? הכל בכתבה הבאה.
מה שהיה עד לא מזמן נחלתם של סטארטאפים טכנולוגיים מתקדמים הפך היות להיות הסטנדרט החדש. יותר ויותר עסקים בוחרים להיפרד לשלום מפנקסי החשבוניות הפיזיים ולהעביר את כל התנהלותם לפורמט דיגיטל מלא. מה שבעבר היה מורכב ולא אינטואיטיבי, הפך להיות היום פשוט, קל ואפילו כיף. בנוסף, לצד החיסכון האדיר בכסף ובנייר, מתברר שהמעבר הזה עוזר לעשות סדר, לנטרל סיבוכים בירוקרטיים וניהוליים וגם מקל ועוזר ללקוחות המקבלים את החשבוניות.
פנינו לחברת Invoice4U, חלוצת תחום החשבוניות הדיגיטליות ומערכות סליקת האשראי, להבין מה בעצם המהפכה הגדולה, מה היתרונות לבעלי העסקים וללקוחותיהם וכיצד כל עסק יכול כיום לעבור בקלות ובמהירות להפקת חשבוניות דיגיטליות אונליין בהשקעה מינימלית של זמן ומאמץ.
"לא מבינים איך בכלל הסתדרנו בלי זה לפני כן"
"כשהשקנו לראשונה ב-2004 מערכת לניהול והפקת חשבוניות דיגיטליות הסתכלו עלינו מוזר" מספרים לנו בחברת Invoice4U, החברה שמפעילה כיום את אחת התוכנות המתקדמות בישראל בתחום.
למעשה, מי שעמד מאחורי המהלך כולו הוא משרד רואי החשבון זיו, שיפר ושות'. כבר אז הם זיהו את הפוטנציאל ופיתחו את המערכת לניהול חשבוניות שהפכה להיות חברת Invoice4U. הם לקחו את כל הידע שצברו במשך עשרות שנים ועם מאות לקוחות, ורתמו אותו ליצירת מערכת שיודעת איך בעלי עסקים חושבים ואיך ניתן להקל עליהם. "הבנו שבעלי עסקים מתקשים לעשות שינויים גדולים בעסק, מכל מיני סיבות. לפעמים כיוון שיש הרבה עבודה בשוטף ולא מגיעים לתוכניות ברמה הזאת, או כיוון שנוצר אצלם איזה קיבעון שקשה להם לצאת ממנו."
הם החלו בפיילוט באופן פנימי עם הלקוחות של המשרד ועד מהרה החלו להתרחב ולהציע את המערכת לכל בעל עסק שמעוניין. "אפשר לומר שהלקוחות שלנו היוו את קבוצת הניסוי. יחד איתם הבנו בדיוק איך להציג את המידע במערכת לבעלי העסקים כדי שהעבודה עם המערכת תהיה פשוטה ונגישה."
אלו שעשו את המעבר ומשתמשים כעת במערכת של invoice4u, לא מבינים איך לא עשו את זה קודם. מעבר לעובדה שהעבודה עם מערכת דיגיטלית חוסכת זמן והתעסקות רבה עם ניירת והדפסה ומשלוח בדואר, המהלך אפשר להם להקדיש את אותו הזמן לשיפור ופיתוח חלקים אחרים בעסק כמו הגדלת המכירות והרחבת השירותים שהם יכולים להציע.
בנוסף מסבירים לנו בחברה כי מגוון האפשרויות הנוספות שמתלוות למערכות לניהול חשבוניות דיגיטליות, למשל היכולת להתממשק עם מערכות אחרות, לנהל את הסליקה ולשפר את תהליכי הגבייה מלקוחות, יכולות להוות "גלגל הצלה" של ממש עבור בעלי עסקים קטנים ובינוניים. וזה נכון במיוחד בתקופות של אי יציבות כלכלית כאשר הראשונים להיפגע הם בדר"כ העצמאיים והעסקים הקטנים והבינוניים.
"אין דבר כזה 'אנשים של פעם'- כולם יכולים להשתמש במערכת!"
אבל, תחילת הדרך עדיין לא הייתה האתגר הגדול ביותר. "בהתחלה רוב העסקים לא רצו לעבור להשתמש במערכת כי הם היו רגילים להשתמש בפנקסים. מכיוון שמדובר בנושאי תשלומים וגבייה שהם גם ככה קריטיים ויכולים להוביל לטעויות, הרבה בעלי עסקים פשוט לא רצו להסתבך. עכשיו אנחנו לאחר כמה שנים טובות ויותר בעלי עסקים החלו להשתמש בתוכנה והבינו שמדובר סה"כ בתהליך פשוט. בדיוק כמו שלפני אפילו 10 שנים לא האמנו שנעשה קניות בסופר דרך האינטרנט, והיום יותר ויותר אנשים קונים ככה מצרכים לשבוע. לכן, האתגר מבחינתנו הוא להגיע אל אותם בעלי העסקים שעוד עובדים עם פנקסים ומתקשים לעשות את הסוויץ' הזה. אנחנו רוצים לפנות אליהם, להרגיע אותם ולהגיד להם שהמהפכה הזאת תעשה רק טוב לעסק שלהם."
יש לכם ניסיון עם בעלי עסקים שהיו סקפטיים בהתחלה ולאחר מכן הצליחו להשתמש במערכת בהצלחה?
"הצלחה זאת לא מילה! המערכת כ"כ פשוטה לתפעול ומובנת בקלות גדולה, כך שבעלי העסקים שנחשבים למשל "ישנים" או "מסורתיים" יותר, שהתחילו לעבוד איתנו, בסופו של דבר עברו להשתמש במערכת באופן בלעדי והפסיקו להדפיס ולעבוד עם חשבוניות נייר. חלק אפילו אמרו שהם לא יודעים איך הם הסתדרו עד עכשיו בלעדיה. הם סוף סוף הבינו כמה מסורבל זה היה להסתובב עם כמויות של פנקסים, ולדאוג כל הזמן להדפיס עוד ועוד. "
כמו כן, בחברת invoice4u מספרים לנו שהם הבינו שכדי שהמהפכה הזאת תצליח, היא חייבת לבוא עם תמיכה מתאימה. "אנחנו יודעים שכל בעל עסק יוכל לעבוד עם המערכת, גם אם אין לו אוריינטציה טכנולוגית. וכדי לוודא את ההצלחה של כולם, ובעקבות כל שנות הניסיון שלנו, בנינו מערך תמיכה מקיף שניתן להיעזר בו בכל שאלה לגבי המערכת: מענה טלפוני, מענה במייל ואפשר גם לקבל תשובה מהירה בצ'ט עם התחייבות למענה תוך לא יותר מ-5 דקות".
ומי שלא יודע אפילו מה לשאול או איך להתחיל?
"כמובן שאנחנו לא זורקים אף אחד למים. כל מי שמתחיל להשתמש במערכת מקבל הדרכה טלפונית על המערכת כולה, ללא עלות. אנחנו רוצים לוודא שאנשים מכירים את כל האפשרויות שיש למערכת להציע כדי שהם ירגישו שהיא משרתת אותם ובאמת מייעלת את העבודה שלהם בצורה הטובה ביותר. וכמובן, אפשר להתקשר שוב ושוב עד שמבינים איך להשתמש במערכת בקלות. בכל פעם שאנשים יוצרים איתנו קשר בנוגע למערכת הם מקבלים מענה טלפוני ותמיכה מנציג שלנו והכל ללא עלות."
מערכת קלה אחת לעסקים שלא רוצים להישאר מאחור!
רצינו לשמוע מבעלי העסקים עצמם שמשתמשים במערכת איך השימוש בה שינה את העסק שלהם. חברת Invoice4u הפנתה אותנו אל מוטי דיכנה, מוזיקאי עצמאי. בשיחה איתו הוא אמר שהחליט לעבור לעבוד עם התוכנה כי ראה שיותר ויותר מחבריו העצמאיים הצליחו לעבוד איתה, וכאחד שלא אוהב להישאר מאחור, הוא לקח את האתגר בשתי ידיים. בדיעבד הוא הבין שלא היה מדובר באתגר בכלל, המערכת הייתה פשוטה להבנה ולתפעול, והוא פשוט לא הבין איך לא עשה את זה קודם.
"המערכת הזאת היא פתרון מעולה להפקת חשבוניות ממוחשבות, ואם אני אומר את זה, זה באמת הישג. אף פעם לא הייתי חלוץ ולא התעניינתי בחידושים טכנולוגיים, אבל אחרי שאנשים שאני מכיר התחילו להשתמש במערכת, חשבתי שלא יזיק לנסות. אני מאד שמח שהתחלתי לעבוד איתה, כי היא כ"כ פשוטה וקלה, ומעבר לזה עכשיו הכל נמצא במקום אחד ואני יכול לראות בדיוק מה יצא ומה נכנס דרך המערכת. אני עושה את הכל בקלות דרך הטלפון, ובשביל אדם מבולגן כמוני זאת פשוט ברכה" הוא מספר.
מוטי מדגיש בנוסף את כמות הזמן והכסף שנחסך לו, שאפשר לו בהמשך להשקיע את כל המרץ שלו ביצירה והלחנה של מוסיקה חדשה. " פתאום התפנה לי המון זמן. חסכתי כסף על קניית בולים ומעטפות, בלי להזכיר בכלל את הזמן שלקח לי ללכת לדואר ולחכות שם בתור עד שאוכל לשלוח את הכל. אם פעם להוציא חשבונית זה היה כאב ראש שגזל לי זמן וסבלנות, היום אני אפילו מחכה שאנשים יבקשו ממני חשבונית כדי שאוכל לשלוח להם חשבונית במייל. זה כיף לי. זה גם נראה יותר מקצועי וגם כ"כ הרבה יותר פשוט וקל" הוא מדגיש.
בעל עסק נוסף הוא עו"ד ארז קרט, בעל משרד עו"ד ותיק שעבר זה מכבר להשתמש במערכת של Invoice4u. "עם המעבר לשימוש במערכת הדיגיטלית אני יכול להפיק חשבוניות בקלות ישירות מהטלפון בכל רגע נתון. בנוסף, המעקב אחרי ההכנסות שלי הפך הרבה יותר פשוט."
עו"ד ארז קרט מעיד שמשרדי עורכי דין נחשבים ליותר שמרניים מטבעם, והוא משתף שלא חשב לעשות את השינוי מיד ולעבור למערכת חשבוניות דיגיטליות. אבל עם הזמן, ועם כמה קולגות שעשו את השינוי בעצמם והמליצו לו על המערכת, הוא הסכים. היום הוא מדבר על האפשרויות החדשות שנפתחו בעקבות השימוש במערכת, כמו אפשרויות הסליקה המתקדמות שהמערכת מציעה. " אני משתמש במערכת עבור סליקת אשראי ללקוחות שלי, במיוחד עבור אלו שלא נעים להם לשלם בצ'קים או במזומן, והמערכת מאפשרת להם לשלם בקלות ואפילו בפריסת תשלומים."
לסיום, עו"ד קרט משתף כי "אני לא נותן המלצה על כל אחד, רק על מישהו שאני חותם עליו, ועל המערכת של Invoice4u אני ממליץ בלב שלם."
המערכת שלא מפסיקה להתקדם
יחד עם התרחבות מעגל המשתמשים והלקוחות של המערכת, הפיתוח שלה אף פעם לא נעצר. המערכת ממשיכה להתפתח כל הזמן בעקבות פידבקים של לקוחות ושינויים טכנולוגיים שמשאירים אותה בקדמת הבמה.
"המערכת ממשיכה כמובן להתעדכן ולהתפתח כל הזמן בעקבות החידושים הטכנולוגיים וכמו כן בזכות זיהוי הצרכים של לקוחות החברה, למשל צרכים שעולים ללקוחות מתוך ניהול העסק שלהם. כך הוספנו מגוון שירותים כמו שיפור תהליכי גבייה מלקוחות, אפשרות לחייב בהוראת קבע באמצעות המערכת, התממשקות לאתרי מסחר במגוון פלטפורמות, ניהול קשרי לקוחות (CRM) וניהול הדיוור ללקוחות, הפקת חשבוניות מעוצבות בקלות ואפילו אפליקציה לנייד. הכל כדי שבעלי עסקים ירגישו שיש להם מענה מקיף לכל צורך שקשור בחשבוניות ובעסק שלהם" מספרים לנו בחברה.
אפשר גם לנסות- אפילו בלי להתחייב!
חברת Invoice4u מציעה ללקוחות חדשים תקופת ניסיון של חודשיים ללא התחייבות. הם מאפשרים בתקופה זאת ליהנות ולהתנסות בכל האפשרויות שהמערכת מציעה ומאפשרת ללקוחות רגילים, יחד עם תמיכה מלאה בכל ערוצי ההתקשרות.
