חידושים טכנולוגיים ודרכי תקשורת חדשות הופכות את ניהול החשבונות למטלה פשוטה. כעת בעלי עסקים יכולים לחסוך זמן וכסף על שירותי הנהלת חשבונות ולהיות יותר מחוברים לניהול הפיננסי של העסק שלהם
אין ספק שהטכנולוגיה משנה כל אספקט בחיים המודרניים ומשפיעה על היום יום של כולנו; בצורה שבה אנחנו מתקשרים, באופן שבו אנחנו עושים קניות ורוכשים מוצרים, בדרך שבה אנחנו מתניידים ממקום למקום, אפילו בדרך שבה אנחנו נבדקים ע"י רופא. ועכשיו, גם בדרך שבה אנחנו מנהלים את החשבונות של העסקים שלנו.
שירותי הנהלת החשבונות ששינו את הכללים
בעלי עסקים רבים החלו לגלות את שיטות העבודה עם מערכות אינטרנטיות לניהול חשבונות, ואכן בשנים האחרונות ישנה עלייה משמעותית בכמות בעלי העסקים שעברו להשתמש במערכות ובשירותים הללו.
כיוון שהן נמצאות אונליין, הן מאפשרות חיבור מהיר לעשיית פעולות ולנתונים. כך כל בעל עסק עם יד על הדופק יוכל להזין את הנתונים בעצמו בזמן המתאים לו (המערכות זמינות 24/7 מכל מחשב) ולבדוק לבד בכל רגע נתון כמה בדיוק נכנס וכמה בדיוק יצא, בלי לחכות שהרו"ח יתפנה ויחזיר לו צלצול.
השימוש במערכות להנהלת חשבונות מפנה לבעלי העסקים זמן רב שהיה מיועד לפני כן לאיסוף מדוקדק של פתקיות וחשבוניות נייר, הדפסת פנקסים, נסיעה אל משרד רואי החשבון, הגשת המסמכים, המתנה למענה על שאלות מהרו"ח עצמו ועוד מטלות קטנות שגזלו זמן ואנרגיה.
בעלי עסקים עושים את החשבון- וחוסכים!
כשמדברים על הנהלת חשבונות, אי אפשר שלא שלא לדבר על החיסכון הכספי: בעלי עסקים רבים מעידים שמאז שעברו להשתמש במערכות לניהול חשבונות החיסכון ניכר ומשמעותי מאד לעסק שלהם.
בניגוד למשרדי רו"ח שתופסים מקום פיזי ומגלמים במחיר שלהם עלויות של שכר דירה ותשתיות, מעצם היותם של השירותים באינטרנט , הם מאפשרים לחסוך בעלויות תפעוליות ועולים באופן הרבה פחות מהסכומים החודשיים שבעלי עסקים מוציאים על שירותי ראיית חשבון "מסורתיים".
כך שיוצא שהחיסכון יכול להתחיל בסכומים של אלפי שקלים בכל שנה רק מויתור על שירותיו של משרד רו"ח. בנוסף, יש גם חסכון עצום בזמן, כיוון שכל העבודה על החשבונות באמצעות המערכת יכולה להסתכם בדקות עד שעות ספורות לעומת ימים שלמים שהוקדשו בעבר רק ל-"טיפול" בספרים ובמסמכים.
השאירו פרטים בטופס וקבלו את כל המידע על המערכת שתשנה את העסק שלכם
שירותי ניהול חשבונות אונליין – גם בלי ניסיון קודם בראיית חשבון?
החוק במדינה מורה על כך שכל בעל עסק חייב בהנהלת חשבונות, על זה אין ויכוח. אבל מה יכולים לעשות בעלי עסקים שמעולם לא ניהלו את החשבונות שלהם? לא לכולם יש רקע בתחום, לפעמים אפילו לא הבנה בסיסית או אפילו לא נטייה טבעית למספרים. במקרים כאלה המקום האפשרי לטעויות הוא גדול ויכול במקרים קיצוניים להגיע לבעיות משמעותיות אל מול הרשויות ולהפרה של החוקים במדינה.
לכן פנינו אל רו"ח יורם שיפר, ובדקנו מה אפשר לעשות במקרים כאלו. שיפר הוא בעל משרד ותיק לראיית חשבון והבעלים של מערכת UCAN2, החלוצה בתחום המערכות האינטרנטיות לניהול חשבונות, והוא ראה את התהליך מראשיתו.
"זאת באמת הייתה בעיה גדולה בתחילת הדרך" הוא משתף. "בעלי עסקים רבים פנו אלינו וסיפרו שמאסו במשרדים המסורתיים שאיתם עבדו. חלק באו ממקום של חיסכון, וחלק מאסו בזה שהם מנסים להשיג את המשרדים בטלפון עם שאלה פשוטה וכל היום הולך להם על עצבים ועל המתנה. הם רצו לעשות את הדברים בעצמם, לא לחכות שאחרים יעשו זאת עבורם ולהבין מה הם עושים לאחר שנחלו לא מעט אכזבות מעצות מוטעות."
ועם זאת, הדרך לא הייתה קלה בהתחלה. "עם הקמת המערכת, הייתה ציפייה מהצד שלנו שבעלי העסקים שמשתמשים בה יבינו באיזושהי רמה בהנהלת חשבונות. ברגע שהבנו שלא כל בעלי העסקים מכירים את כל החוקים ויכולים לעשות נזק משמעותי לעסק שלהם בלי ההכוונה המתאימה, הקמנו את מערך הליווי שמגיע יחד עם המערכת שלנו.
מה הכוונה? יש מישהו שעומד לרשותך בזמן שאתה עושה את הפעולות בעצמך?
"בדיוק! אנחנו רצינו שבעלי עסקים ייהנו מהיתרונות של המערכת האינטרנטית, ועדיין לא ירגישו שזרקו אותם למים העמוקים בלי חגורת הצלה. ואנחנו היחידים שיש להם מערך שלם רק עבור זה. בעלי עסקים נהנו מהמחיר והנוחות ועדיין שמחו שיש איתם מישהו שיכול לענות על שאלות מתי שהם צריכים."
ומי האנשים שמלווים את המשתמשים במערכת?
"יש לנו רואי חשבון, מנהלי חשבונות ויועצי מס עם ניסיון של המון שנים בתחום, ובאופן ספציפי בתחום המערכות לניהול חשבונות. הם מבינים בפני מה עומדים בעלי העסקים ואלו נושאים כדאי להדגיש בפניהם. וכולם, ללא יוצא מהכלל, עומדים לרשות הלקוחות בכל רגע נתון בשעות הפעילות!"
וגם כאן מדובר על המתנה של שעות על הקו כשיש שאלה קטנה?
"ההיפך הגמור! כיוון שרצינו להימנע ממצבים כאלה בדיוק, מערך הליווי שלנו נמצא בכל המדיות האפשריות ואפשר לפנות אלינו במגוון של דרכים: במייל, בצ'ט ישיר מול נציג, בשיחת זום, ואפילו אפשר לקבוע פגישה פנים מול פנים. ומי שבכל זאת מעדיף בטלפון, יש תמיד עם מי לדבר. לרוב אנחנו עונים במהירות תוך פרק זמן סביר, אבל גם אם השאלה נשלחה מחוץ לשעות העבודה שלנו, אנחנו משתדלים לענות עליה בהקדם ולא יותר מ-24 שעות מאז שהתקבלה אצלנו."
אז זה כמו להיות עם רו"ח אבל לא לשלם עליו?
"משהו כזה" הוא צוחק. "התשלום הוא על המערכת האינטרנטית והשימוש בה. זהו. אין חובה להשתמש באנשי המקצוע שלנו, אבל בהחלט נוח יותר להיכנס לזה בידיעה שיש לך גב ותמיכה. הרי בסוף תמיד עולה איזו שאלה או איזו התלבטות שכדאי שאיש המקצוע המתאים והמנוסה יענה עליה. אני מאמין שאף אחד לא רוצה להסתבך עם רשויות המיסים. זה לא נעים גם אם הטעות נעשתה בתום לב. אנשי המקצוע שלנו נמצאים שם כדי שהמשתמשים לא יגיעו בכלל למצב הזה."
"כבעל עסק אתה לא מרגיש לבד. כאילו יש לך אבא ואמא שעוזרים לך אם אתה צריך".
בעלי העסקים שמשתמשים במערכת UCAN2 אמרו לנו דברים דומים. אותם בעלי עסקים הפסיקו להשתמש בשירותי רו"ח מתוך רצון לחסוך והחלו לחפש פתרון. כך הגיעו ל- UCAN2 והחלו לנהל את החשבונות בעצמם.
אחד מהם הוא אפרים, בעל חנות לכלי בית שמשתמש במערכת כבר 4 שנים והוא מעיד שהיא שינתה לגמרי את ההתנהלות שלו. "ראשית, קיבלתי לידיים שליטה מוחלטת על העסק שלי. אפשר לומר שבגדול חסכתי כ-1500 ₪ בכל חודש ובחשבון פשוט כ -70,000 ₪ עד כה. ומה אני משקיע? שעתיים – שלוש שעות בחודש גג ובשעות שנוחות לי."
שאלנו אותו איך מערך הליווי של המערכת בא לידי ביטוי. "במהלך 4 שנים הייתי זקוק לעזרת מנהלת החשבונות הצמודה אולי פעמיים שלוש בשנה. וגם אז, התמיכה היתה מקצועית, איכותית, יעילה וחברית. אף פעם לא הרגשתי שאין סבלנות לשאלות שלי וכל שאלה התקבלה בברכה. "
הוא מסכם ש-" אמנם מדובר במספרים וחשבונות ועבודה מול מחשב ומערכת אינטרנטית, אך מאחורי המערכת הממוחשבת עומדים בני אדם שכיף לדבר איתם ותענוג לעבוד מולם."
גם בעלי עסקים מבוגרים יותר, כאלה שהעידו על עצמם שאין להם אוריינטציה טכנולוגית מפותחת (חלקם אמרו שהם טכנופובים של ממש), סיפרו שהעבודה עם המערכת נוחה ומובנת.
אחד מהם הוא יובל, אדריכל במקצועו, שהעיד שהעבודה עם המערכת האינטרנטית הייתה פשוטה ממה שציפה שתהיה. "לפני מספר שנים הצטרפתי לשירותי UCAN2 לחברות ואני חייב לציין כי מדובר במערכת ניהול חשבונות פשוטה, ידידותית וקלה. לפני כן נעזרתי בשירותי מנהל חשבונות ובמעבר למערכת של UCAN2 אני חוסך כ-40% מהוצאות הנה"ח וטרטורים מיותרים שקשים לאדם בגילי".
ואפילו בעלי עסקים עם רקע בהנהלת חשבונות חלקו איתנו את העובדה שניהול החשבונות באמצעות UCAN2 שינה לגמרי את אופי העבודה שלהם.
למשל, גלי היא מנהלת מסגריה שעברה להשתמש במערכת אחרי למעלה מ-10 שנים שעשתה את העבודה בעצמה בלי עזרה. "ערכתי את הספרים והדו"חות השוטפים בעצמי, ללא תוכנה מתאימה והלחץ היה גדול", היא מספרת. "וגם העלות הייתה יותר גבוהה- דו"ח שנתי בלבד אצל רו"ח בעלות של 2500 ש"ח. לעומת זאת, באתר של UCAN2 יש מערכת הנהלת חשבונות נהדרת, זמינה, גמישה, עם שירות מצוין של רו"ח צמוד והעלות הכוללת, פחות מהדו"ח השנתי ובלי לחץ. תענוג".
ומעל לכל- הרווח הגדול הוא השקט נפשי
רו"ח שיפר מציין שהפידבק הגדול והמשמעותי ביותר שקיבל מלקוחותיו בכלל לא קשור למערכת האינטרנטית עצמה. הוא מציין שמעבר לחיסכון הגדול ולחיבור למספרים שמאחורי העסק, בעלי עסקים באמת מרגישים שהם מרוויחים הוא שקט נפשי וביטחון מול הרשויות בהתנהלות מול רשויות המיסים.
"הם אומרים לי כל הזמן, 'יורם איזה כיף שאתם איתנו בזה, בלעדיכם לא היה לנו שקט כזה וכנראה שהמון זמן היה מתבזבז לנו על ניסיון לפתור בעיות שאתם פתרתם ברגע.' וזה חלק חשוב מהעניין. המערכת לבדה היא טובה, אבל עם הליווי שלנו היא שווה הרבה יותר."
